在家躺着拿工资,是挺过意不去的

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我与我的团队的远程工作方法分享。

博客

再不上班,有 3 件事将会发生。

你会花大量的时间刷朋友圈,1 分钟前看到了一条关于疫情的好消息,你很开心,然后你看到了某个机构不作为,瞬间你变得异常生气,你的心情会像 y=sin(x) 的函数一样:

之所以开心用红色,生气用绿色,是因为这是中国股市的用色。

如果你再不上班,花大量时间看股市行情,你也可能会瞬间变绿。

第三件事是,再不上班,你口袋里的人民币会变少,甚至,有可能失业。这次失业,可能并不是你去年工作不努力被老板辞掉,而是,公司可能面临入不敷支,被迫裁员。

是的,很多地方政府都颁布了规定,要求延期开工,这当然是好事,因为这样能保证每个人都能在家「隔离」着,但带来的风险是,企业的生产会停滞。前几天,某连锁餐饮企业接受媒体采访讲到,他们的收入已经大幅度减少,如果疫情持续下去,养活 2w 名员工对他们来说是一个极大的挑战。

对于短视的人来说,国家规定不上班还能拿工资当然是好事,这是很多人的「梦想」,比小鲜肉不想努力了,找一个王阿姨来得更容易。

然而,不上班,一方面对大部分人来说是内疚的。出来混早晚要还的,世界上哪有那么多的王阿姨。另一方面,如果我们不和企业一起共度这个艰难时刻,可能,我们就会面临失业。今天的股市已经给了我们很大的「启发」。

对于线下企业,我给不了任何建议,因为当前阶段,线下确实是相对「危险」的,但对于互联网企业,或者已经互联网化的企业,我们是可以进行远程办公的。

我曾经看过知名的 37Signals 公司写的一本叫《Remote》的书,这本书讲了他们公司是如何让每一个人在家远程协作起来的,然而,这本书是在「和平」的背景下写的,并不完全适用于当前中国的国情。

「和平」背景下的在家办公和当下最大的区别是:

  1. 前者可以在咖啡厅、户外等任何地方办公,现在你只能把自己关在家里
  2. 前者有定期的线下开会,现在你只能线上开会
  3. 前者可以认为是一种生活方式,现在,我们这是一种生存方式
  4. 美国企业在协作工具上的实践比中国企业要深入

不可否认,有些人,或者每个人有些时候,在家办公效率更高,阶段性的独处是能让一个人进入深度思考的,但长时间只在家办公,尤其是只能在一个小屋子里办公,没有「团队感」,存在效率曲线急速下降的可能性。

目前我也在带领一个小队伍,我结合自己的经验,分享远程工作的一些方法和原则。

信息互通

远程办公最大的挑战在于,平时我们可以在工位沟通的事,我们需要通过微信、电话、视频的方式来沟通,之前你拍拍一个人的肩膀就可以问一个数据,现在你可能需要等待 10 分钟对方给你回复。

无疑,效率是降低的。

很多互联网企业已经使用在线的看板、文档、表格、文件共享来进行协作,有些较大的公司已经自己搭建了内部的共享系统,对于中小型工具,可以考虑使用:

  • 企业微信
  • 钉钉
  • 飞书

等整合型企业协作工具,这些平台基本上涵盖了大部分协作场景需要的工具。这几个工具在疫情期间,都可以免费使用。

如果你有数据洁癖,又有特殊的网络条件,也可以考虑使用国外的产品,比如 Google 的 Gsuites 和 Dropbox 又或者 Office 365 ,这三款协作工具是久经沙场的,非常好用,但需要支付一定的费用。

这篇文章并不打算具体推荐和教大家使用工具,相信每个团队里,都有对协作工具相对熟悉的人,我想分享几个关于信息互通的原则:

  1. 把文件/文档放到网盘里,不在微信群里发,方便团队成员查找
  2. 每个人与团队其他成员共享自己每天的工作日程,方便他人约你时间讨论
  3. 能不使用本地文档,如 Word/Excel/Numbers 就不使用,改用在线的可以同时编辑的工具,方便一起查看、编辑、处理
  4. 工作群确保在工作时间只聊工作,避免刷屏影响其他人寻找重要信息
  5. 微信、电话、视频沟通完毕后,在协作工具或邮件里做记录,与团队成员互通信息,确保信息对称
  6. 总是选择最佳的沟通方式提高信息摄入程度。如果不需要情绪,打字即可,需要情绪和语气来沟通,打个语音电话,需要投影,开个视频会议
  7. 团队负责人建立日报、周报制度,确保每个人每天做的事,都和周目标对齐,不跑偏
  8. 团队负责人建立早会制度,早会期间,不具体讨论业务,每个人用 3 分钟讲自己当天要做的事和需要的协作

以上几点,在原则上是一致的:用所有能保证信息互通的方式,让团队成员知道自己每天做的事是与目标一致的,也知道其他人和自己一样,也在努力工作,就像在办公室时一样。

看到脸的沟通

远程工作避免不了开会,开会时看到脸是非常重要的,因为:

  1. 你能确保其他人有没有在听,就像在会议室一样
  2. 你能感受到对方的存在,不是一个人在孤独作战
  3. 你能从对方的表情里,看到你的说的话有没有被很好地理解
  4. 若你作为团队负责人,你还能看到谁没有在认真工作

这是我们一个团队在视频会议时的场景,一个产品经理将需要讨论的事,通过在线文档写了出来,在开会时,所有人都看着他的投屏,专心讨论:

还是那句话,就像在办公室里那样。

上班的仪式感

在家办公是很容易「变懒的」,好处是,我们节省了上下班的时间,有了额外的睡觉和学习时间,坏处是,我们可能感受不到「工作的氛围」。

我的做法是:

  1. 保证每天的起床时间和上班时一样
  2. 起床后正常洗脸、刷牙,把睡衣换掉
  3. 在正常上班的时间,坐到电脑面前,与同事开早会
  4. 工作时间保持在电脑或手机前,做到不晚于 10 分钟响应同事的消息
  5. 中午休息时间做饭,想打瞌睡就定一个闹钟
  6. 下班时间,开始做晚饭

所有的节奏,都和正常上班时一样,这让我保持着「上班」的感觉,而不是时不时想躺在沙发上睡一会或掏出手机开始打游戏。

目标拆分与日任务

如果你的企业之前并没有尝试过远程工作,无论你是企业负责人还是打工仔,双方都会多多少少存在「不信任感」,老板可能会觉得员工在家容易偷懒,而员工觉得老板总想拿各种制度来监视自己。

实际上,这种「矛盾」在办公室里也存在。即使一个人长时间坐在工位上,说实话,你也无法确保这个人是一直在工作的。而另一方面,有些工种,如果一直紧绷着,是无法有高质量产出的,尤其是创意行业。

一个比较好的解决这种矛盾办法是:

作为团队负责人或老板,你只关心每个人每天的任务是什么,这个人有没有完成任务,你并不需要知道他每一分钟在做什么。

作为员工,确保你告知领导,你当周、当天的任务是什么,并每天汇报任务的完成程度。

这样,双方都开心。核心是,任务拆解成日任务,此处,「日」不是动词。

对应到方法,我了解到,有些公司会要求员工每天写日报,而我采用的是看板:

我们定义了几个原则:

  1. 每人每天晚上 22:00 前更新当天的任务产出和第二天要做的事,并标上自己的头像
  2. 每个任务的颗粒度应当细致到天,跨天的任务应当拆解,用一句话简单描述任务是做什么
  3. 每天,小组长和负责人,必须对每个人的 todo 进行评论,根据实际情况,修改完成情况的标签,如遇到问题,第二天迅速沟通
  4. 用标签的颜色标记任务完成程度,并在每一条 todo 里写明完成的情况和产出物

用看板的另一个好处是信息互通,团队成员能互相看到对方每天在做什么,就像在办公室时一样。

已阅,批注,再开会

在办公室开会时,我们往往不喜欢这样的人,在会议前几天,明明已经把相关的文档发给所有人了,一次会议其实是希望大家之前已经有了初步了解,然后在会上快速讨论,但是有些人总是不提前看文档,导致在会议上需要主持人重复讲述文档内容。

另一方面,被抱怨的人也很冤枉,因为他可能真的很忙,没时间提前看文档,他期待着在会上听到陈述再表态。

如何化解两方的矛盾?

一种很好的做法是:

  1. 依旧在开会前,把在线文档发给所有与会者
  2. 在开会的前 10 分钟,所有人不说话,都认真阅读文档,并在文档上写上自己的批注
  3. 10 分钟过后,开始正式讨论

当我们使用在线协作工作后,「做批注」这件事也变得非常容易了,每个与会者,都能看到其他人的批注,方便开展深入的讨论。

限时响应与主动反馈

和在办公室拍拍一个人的肩膀马上就会回应不一样,家家有本难念的经,你家的小孩突然哭了,你需要去安抚,这时你可能无法马上回应对方。

这时,其实同事之间需要多多理解,可以有这样一个约定:

  1. 不是很着急的事,在微信里发给对方,着急的事,打电话
  2. 约定好的讨论,提前用日程共享的方式约所有人的时间,而不是临时拉起讨论
  3. 团队之间约定一个默契,比如,工作时间内,所有消息在 15 分钟之内必须做出回应,如果没有回应,打电话沟通

另一方面,为了减少无法面对面反馈造成的信息延迟,我会建议团队成员主动反馈,而不是等待上级询问。早点反馈,遇到问题,迅速求助,有好的结果,早点告诉团队,也是一种鼓舞。

早会制度

我认为早会制度在远程办公时是很有必要的,而且早会必须通过视频的方式来进行,每个人在上班第一时间就能看到同事的脸,就像在办公室一样,这种感觉是非常温暖的,尤其是在疫情之下,看到同事们还活着,难道,不开心么?

前面,我们已经制定了「日任务」制度,那么,在早会时,每个人用 3 分钟时间讲述自己当天的任务,前一天完成的事,以及需要其他人什么样的协助,这样,能确保团队从早上开始就在「团队作战」而非一个人在战斗。

早会不宜时间过长,如果需要针对某个问题进行深入讨论,应该另行约一个会议,早会只做早会该干的事。

劳逸结合

在家工作其实挺容易分心的,在办公室我们多多少少会顾忌一下老板、同事的感受,不敢轻易在工位上开小差。但在家里,其实是处在「无人管理」的状态。

并不是说,我们在家里就一定要每时每刻把目光放在电脑上工作,很难,对于每个人来说都很难,一个人能集中精力工作 1 小时不休息已经是一件非常值得骄傲的事了。

某个健身 app 的广告语是「自律使我自由」,但自律本身又是一件挺难的事。

我自己的做法是,采用「番茄工作法」,你可能在很多文章里都听说过这种工作方式,简单来说就是:

  • 工作 25 分钟
  • 休息 5 分钟
  • 再工作 25 分钟
  • 休息 10 分钟
  • 如此循环

实践证明,这种工作方式让我既保持工作的集中度,又不至于让大脑时刻紧绷着。

你可以在 App Store 找到很多番茄工作法的 app ,它们会帮你设定好闹钟,实在不想下载 app,自己设置一个闹钟就好了。

互相留电话

由于运营商的原因,微信的音频通话无法像打电话那样,直接阻断当前的操作。

而远程工作有可能出现紧急的情况,需要一个人进行立即响应,所以,团队之间互相留下电话号码是有必要的。

反过来,我们应该减少「紧急的情况」,因为直接打电话,很多时候会让对方无法马上从原来的工作中抽离出来,多多少少,对方都会有点小情绪。

共渡难关的换位思考

疫情之下,大家都很难,企业 CEO 很难,执行层员工也很难,中层负责人夹在中间也很难。

我看到有一些文章,在批判企业要求员工提前开始远程办公没有人性,但是,就像文章开头所说的,再不开工,公司可能就没了,企业负责人怎么办?

员工也会有些难处,有些工种以往是要一直在外面跑的,比如销售和 BD,现在他们的业绩可能大幅度减少甚至为 0 。员工可能也想多给公司一些贡献,但实在办不到。

我相信,大部分企业和员工会在这个艰难时刻增加双方的理解,更多地尝试换位思考,理解双方的难处。同时,双方都有一个共同的目标,把各自的经济搞好。

新型冠状病毒还没消退,人们情绪又容易被各种消息煽动得易怒,这个时候,更应该趁着在家的平静时刻,多去想一想,如何才能在一起,用远程办公的方式,保证公司、自身的生产效率不大幅度下降。

分享故事,就像在吃饭时聊天一样

无论多么苛刻的公司,都无法避免员工在工作时与旁边的同事「闲聊几句」,实际上,只要不影响工作,企业一般不去管理这种行为,安安静静的办公室,其实也挺可怕的。

《复仇者联盟 4》有这么一幕,世界被灭霸消灭了一半人之后,地球人很伤心,美国队长周期性组织分享会,大家讲讲自己的故事。这种分享方式,能让人们互相取暖,找到「家」的感觉。

当然,我并不是把当前的疫情和灭霸的行为做对比,而是想说,团队内部,每周有那么一次非工作交流在疫情之下,可能是有必要的。

每周安排一个固定的时间,团队成员选择性参与,没有固定的主题,参与的人,与其他人分享分享他最近看到的、听到的事情或者思考,一起讲讲故事,这难道不是我们平时在公司、午休吃饭时经常做的事么?一个团队不能少了这个环节,少了,就成为冷冰冰的工作关系了。

有了,就有「团队」的感觉了,就像,在办公室一样。

10 条评论

  1. 2020 年 2 月 5 日 上午 10:48

    是挺过意不去的,但是这个时候能做些什么呢?

  2. 2020 年 2 月 16 日 下午 1:58

    共渡难关确实需要换位思考

  3. Wanglu
    2020 年 2 月 21 日 下午 8:09

    谢谢博主,学到了很多

  4. 2020 年 3 月 11 日 下午 7:20

    很不错的角度。

  5. 故乡
    2020 年 3 月 16 日 下午 8:10

    你好,我是因为疫情呆在家里太久,玩贴吧,在一个吧他们讨论中,才知道他们说的翻墙,虽然一直从新闻听说知道谷歌、推特等外国软件,但是不知道网络上有墙;翻过来以后搜索其它问题,有幸见到你的个人博客,我开始不知道这是个人博客,以为是网站;因为自己关键知道点太少,谷歌搜索一直找不到自己想看的个人博客。想找一些像向你一样这类博客,还有其它关于经济,哲理,时事,政治,比较有深度、见解的个人博客,知道您了解的比较多,不知道能不能麻烦麻烦你邮箱推荐给我一些,无比感谢您。

    发的这条不用显示出来了。如果不方便,没有时间;那也谢谢您,浪费了您一些时间看这条消息。文化太低,语言组织不到位的地方,望你多多包容。
    再次谢谢您。

    • 柚子
      2020 年 7 月 29 日 下午 1:23

      亲,您这样的不建议翻墙呢,对自己好,对国家好

    • 2020 年 9 月 24 日 下午 4:41

      在知乎上应该有好多推荐,其实我觉得看书更好,博客太多反而看不下去了。

    • 2020 年 9 月 24 日 下午 4:44

      楼上那位仁兄批评得我很不喜欢,但也请您不要介意,因为这一类型的推荐可以在其它地方找到,先用搜索引擎解决问题更方便些。

      • 柚子
        2020 年 10 月 10 日 下午 3:06

        我觉得翻墙得看个人基础,包括基本的技术基础和思想基础,从楼主描述的个人情况来看,我还是不建议翻墙,我觉得不看个人情况就推荐翻墙是不负责任的表现。
        墙外的东西,只能说一言难尽,说不好听的占主流的全是独轮运,我觉得个人基础欠佳,没有独立思考能力的,又对“经济、政治、时事”感兴趣的,真的很容易一头扎进坑里去,最后培养个什么出来弄点闪失,与人与国有什么好处?说实话与国而言能有啥,但是一个人可能就此毁了,到时候谁负责?
        我自己付费、免费搭的梯子好几套,网龄从拨号时代上网至今,个人觉得建议算有点价值?
        我建议楼主对这些感兴趣,在国内的环境下还是能够满足的,微博,知乎,看你怎么用了,你可以把它们用成抖音的效果,也可以用成时政深度了解的入口。
        不说太深的,想翻墙无非想看看不一样的声音,想看看“批评”的声音,我对一味的赞美同样反感,但我觉得要发声自然还是要在国内发声,要了解会用的话国内的网络足够,不会用直接去国外上网也就那效果。

  6. 2020 年 6 月 23 日 下午 4:56

    不断的学习!!!

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