善用Google日历,让事情做得更高效

以前我总是以为脑袋够用,从来不用备忘、日程等工具。但事实上我太高估自己的能力,一个日程表、一个事项提醒,或者一个todo list都是十分有用的。

Lifehacker的投票里,人们认为最有用的GTD(Getting Things Done)工具是:笔和纸

除了笔和纸之外,Google日历是我认为目前最好一个日程管理服务,或许你正在用,如果你了解下面的一些小技巧,你会用的更舒服。

昨天在twitter里做了个小小的调查,使用Google日历的朋友不少,大多数人都会用到其中一个功能:短信提醒

这是个非常有效的事项提醒方式。

连接与外观

https加密访问

Google日历支持https方式连接,建议大家都使用这种方式。当你在Google因搜索低俗内容被断开连接后,使用http方式是无法连接Google日历的。Gmail也有https方式

事实上,能用https的服务都建议大家使用这种方式,这个互联网不可靠,你永远不知道什么时候会被低俗。

拖曳选择日期区间

你可以使用拖曳日期的方式选择日程显示区间:

设定个性化日期区间

当然,除了拖曳选择日期区间外,你还可以在设置里设置“自定义视图”显示的日期数目。

给Google日历换个皮肤

觉得Google日历太丑了?有时我也有这样的感觉,你可以使用Better GCal Firefox扩展使其变得漂亮,总体外观如下:

同步日历

一个好的日程表应该具有导出功能,也就是能与其它日程管理软件/服务同步。

与电脑软件同步

你可以在这里看到将Google日历导出到Outlook等软件和导入日历到Google日历的步骤。

如果你使用的是MS Outlook,你还可以使用专用的软件来同步:Google Calendar Sync

同步到手机

(1)S60系列

如果你在用S60系列手机,你可以用GcalSync来将手机日程与Google日历同步,首先你需要在手机上安装GcalSync软件。

安装软件后设置好用户名和密码即可。

(2)iPhone

对于iPhone来说,可以使用一款名为NemusSync的软件,我目前正在使用,同步效果很理想。

(3)其它手机

如果你的手机既不是S60也不是iPhone,可以考虑使用GooSync服务

首先你需要在GooSync注册账户,导入你的账户信息,然后再在手机上安装GooSync的软件。

GooSync不但能同步日程表,还可以同步Email联系人等。

结合Remember the Milk

Remember the Milk是最好的Todo List服务之一,你可以在Google日历里将RTM导入,方法是:

将下面URL的日历添加到Google日历,接着输入RTM的用户信息:

http://www.rememberthemilk.com/services/modules/googlecalendar/ics.rtm

日历通知

短信通知

大多数人都会使用这种通知方式。Google日历的短信通知方式是免费的,支持大多数手机号,你可以在Google日历设置里添加手机号,在添加事项后设置短信提醒。

让我好奇的是,每次SMS通知的SP号都是不一样的。

团队日程群发短信

如果你在为一个团队管理日程,你希望每个人都收到短信提醒,可以用以下的方法:

(1)让每个人注册Google日历,并设置好手机号

(2)添加一个团队日历,同时邀请所有团队成员(Email方式)

(3)将事项设置为短信提醒

这主要是用于团队事物提醒,最好别滥用在群发短信上。

免费天气预报短信

既然Google日历支持导入日历又支持短信提醒,那是否可以导入一个天气日历,然后我们就可以接收免费的天气预报短信呢?

能,具体请移步:免费接收天气预报短信的两种方式

操作技巧

1、快捷键

或许你不知道,Google日历是支持快捷键操作的,英文版的Google日历比中文版有更多的快捷键。和在Google Reader和Gmail的快捷键一样,J,K分别是上下操作。C(compose)是新建日程。

当你忘记快捷键时,同样可以输入?(Ctrl+/)来查看快捷键提示。

2、拖曳日程

Google日历支持拖曳日程,你可以将某个日程拖到另外一天或另一时段(月视图不可拖曳改变时间):

日程共享

日历分享

事实上在说到“团队短信提醒”时已提到日历分享,你可以与特定的人分享这个日历(通过email),也可以将这个日历设置为公开,这样所有人都可以导入你的日历。

嵌入到网页

这是个十分有用的功能,之前我做的奥运日程表就是使用了Google日历的网页嵌入功能,具体操作可以参考嵌入奥运日程的文章。

订阅日历

既然日历可以分享给别人导入,你同样也可以导入别人的日历。你可以直接从URL里添加一个新日历,也可以在日历搜索里搜索日历。

比如我,搜索到了F1 2009年的赛历,这样我就不会错过今年的F1比赛了。

其它

RSS订阅日历

和前面提到的“订阅日历”不一样,这里的订阅是用RSS阅读器来订阅日历。如果你是一个天天只生活在阅读器里的人,你可以订阅任何公开的日历。

每个公开的日历都有唯一的RSS订阅地址。这种方式会导致日程滞后,因为阅读器抓取频率是固定的,不是无间断扫描。

作为日记使用

将Google日历当做日记来使用是个不错的想法,你可以新建一个“日记”日历,然后每天在这个日历里写上日记。

有什么比这样写私人日记更方便?

使用Twitter更新日程

Twitter进阶手册里应该添加这个项目,这实在太有用了。

打开http://twittercal.com,注册账号后在twitter follow twittercal机器人,以后将日程信息以私信的形式发给twittercal机器人,日程就会被添加到Google日历。

关于GTD

GTD是一门高深的学问,如何将事情以最高效并且不遗漏地做好是一件不容易的事。不要盲目地认为大脑可以记录下一切,这是很难的,尤其是一些突如其来的想法。

我的做法是,随身带备笔和纸,外加使用Google日历与手机日程同步。

有时我会有突然的想法,如果当时我在线,我会用Gtalk将它发送到我一个备用邮箱;如果不在线,如果没有图像或公式,我会记在手机上,然后同步到日历;如果有图的话,那笔和纸是必须的。

一旦有什么事情要在半天后做,我一定会添加到Google日历,我已经不再相信我的大脑了,在这个信息过载的世界,我无法依靠大脑去记住一切。我认为,凡是能快速查询到的信息,都不必记在大脑里。

我很少使用软件来记录日程,一般都使用在线服务。

你的GTD做法如何?不妨和我们分享以下。

108 条评论

  1. pcload
    2009 年 1 月 14 日 上午 10:35

    恩 我也一直再用

  2. 2009 年 1 月 14 日 上午 10:40

    辛苦了,学到很多。不过,就像我昨天回答你的,虽然是目前最好的,但还是不能让我完全满意啊……

  3. 2009 年 1 月 14 日 上午 10:42

    又,又,又……
    黑莓系的手机有官方同步软件:Google Sync,还可以同步联系人
    另外,组织一个活动的时候,发送邀请邮件这个也很好用,每个收到邀请的人可以回答yes/no/maybe,还可以说明带几个guest去

  4. 2009 年 1 月 14 日 上午 10:46

    日历还有这么多技巧啊~
    可能吧又小变样啦~

  5. yaoshuyan
    2009 年 1 月 14 日 上午 10:47

    我是用黑莓和google日历同步

  6. 2009 年 1 月 14 日 上午 10:58

    够详细!不过还有一个使用方式,就是Gadgets,可以在Gmail、桌面、BLogger等地方使用

  7. 2009 年 1 月 14 日 上午 11:13

    呵呵,早就在用了,功能很强大。

  8. 2009 年 1 月 14 日 上午 11:14

    Google日历的短信提醒大部分都收不到。好像日历刚出来的时候基本上都能收到,现在估计用的人太多,往往之后凌晨4、5点的提醒能偶尔收到。

    • 2009 年 1 月 14 日 下午 10:52

      可能不同地区有不同的情况,我收到的短信都是非常准时的。

  9. taomee
    2009 年 1 月 14 日 上午 11:28

    还有个应用就是:添加到桌面. 在电脑桌面右键属性-桌面-自定义桌面-web-新建,然后到G cal设置中复制相应日历的HTML地址粘贴…

  10. 2009 年 1 月 14 日 下午 12:22

    大大,google出的android系统可以完美兼容google日历,现在已经发售的机器G1就是用这个系统!
    我买了一部,可以同步gmail,日历,联系人……
    老大,换手机吧!既然你爱google,推荐使用GPHONE。

  11. 2009 年 1 月 14 日 下午 12:25

    工作时偶用软件 active desktop calendar,

    网络还是没有那么方便,工作的时候也不便上网。

  12. 爱li不li
    2009 年 1 月 14 日 下午 12:42

    用这个来弥补俺黑莓上没有农历的缺憾

  13. fxdzhfxj
    2009 年 1 月 14 日 下午 12:59

    我经常随身带只笔,最好是水笔,然后有事记在掌心。。。
    另外最近在用M8,网络应用真是少。。。连RSS订阅都不支持。。。。希望以后慢慢会有

    • 2009 年 1 月 14 日 下午 10:54

      那到了晚上的时候你的手掌不会全黑吧?
      水笔是我比较害怕的一种工具,可能是我买的都是劣质的,经常有漏水现象。

  14. runningeyes
    2009 年 1 月 14 日 下午 1:02

    google calendar的SMS提醒并不是太好用,经常收不到短信,而且而我定义的时间相差比较大,不知道是SMS运营商的问题还是设置的问题

  15. 2009 年 1 月 14 日 下午 1:10

    有空的研究下了。

  16. 2009 年 1 月 14 日 下午 3:02

    感觉 Google 日历不适合用来做待办事项,除非是很固定的,比如学生的课程表,发个短信通知很好。待办事项还是Gmail里面的RTM gadget比较好.

    • 2009 年 1 月 14 日 下午 10:55

      是的,Google日历并没有RTM那样的todo list管理待办事项方式,至少它缺少了个“完成”按钮。
      但作为事项提醒我认为还是值得使用的。

    • 2009 年 1 月 15 日 下午 10:37

      gmail lab里面有一个叫做 task的东西,可以用来做to-do list

      • 2009 年 1 月 15 日 下午 10:42

        嗯。知道,但不如RTM Gadget。你可以看我写的这篇http://www.zgjie.cn/2008/12/12/gmail的tasks功能/

  17. 2009 年 1 月 14 日 下午 3:37

    我在用腾讯的日历……

  18. 2009 年 1 月 14 日 下午 3:56

    我向来是用手机记事的,看了可能吧的介绍,还是去用用 Google 日历看看好了。

  19. 2009 年 1 月 14 日 下午 4:25

    真是太谢谢了,适用于s60系列的那个同步软件也有黑莓版本的,用起来非常方便,和黑莓自带的日历整合得相当好。

    • 2009 年 1 月 14 日 下午 5:07

      —_—看了评论黑莓原来有GOOGLE专用的同步软件,我落伍了。然后看到了其它更多的GOOGLE MOBILE APP,兴奋了一下。不过日历同步软件不知是我哪里没设置好,有些地方是乱码……需要研究研究。

  20. 2009 年 1 月 14 日 下午 5:08

    …………我很少用物质类载体记录日程….我好像就没有日程表这个概念…..我有罪

  21. 2009 年 1 月 14 日 下午 6:18

    用这个大半年后,记忆力比原来差好多了:)

  22. 2009 年 1 月 14 日 下午 6:35

    我还是习惯用outlook+PDA手机+plaxo的办法解决时间管理问题。
    Outlook是主信息中心,主要的信息收集、整理中心;
    PDA手机随身的副信息中心,随时记录重要的事情、待办事项,通过数据线或蓝牙与电脑里的outlook同步数据;
    Plaxo在线编辑日历、待办事项、通讯录,能够非常方便地与outlook同步数据。

    欢迎到我的博客看看,交流时间管理之道。

  23. 2009 年 1 月 14 日 下午 8:24

    短信提醒不太稳定 我感觉像是设置的短信提醒比较少时都能准时的提醒 但是一旦设置了大量的短信提醒 好像只能收到极少的提醒 这种体验很不好 害得我都取消了很多提醒了

    • 2009 年 1 月 14 日 下午 10:58

      如果你的手机支持自动检查邮件的话,可以设置一个较短的扫描间隔(比如10分钟),然后使用email提醒。
      如果有pushmail就更好了。

  24. 2009 年 1 月 14 日 下午 9:16

    Jason兄这篇文章又被cnBeta盗用了
    证据在此
    http://www.cnbeta.com/articles/74840.htm

    • 2009 年 1 月 14 日 下午 9:16

      不过幸好看到最下面还注了句
      作者:可能吧

      • 2009 年 1 月 14 日 下午 11:00

        这可以接受,至于那些将文章拿去反而说是自己原创的就无法接受了。

  25. 2009 年 1 月 14 日 下午 10:24

    我用开源的php-gtd给自己装了一套程序: http://gtd.yangyc.com

    • 2009 年 1 月 14 日 下午 10:59

      要密码登入啊?只能是已知用户使用不能注册的吗?有时间我也安装个玩玩。

  26. 2009 年 1 月 14 日 下午 11:00

    原来 Google 日历有这么用法~~
    不知这里有多少人用 Mozilla 的 Sunbird 的?

  27. 2009 年 1 月 14 日 下午 11:20

    google日历是个好东西,不过在用到手机上的时候会走很多流量,心疼。

  28. 2009 年 1 月 15 日 上午 9:51

    简单的事情非要用复杂的方式解决

  29. 2009 年 1 月 15 日 上午 9:55

    每日日程的短信提醒已经不能用了?

    • Crazer
      2009 年 1 月 15 日 上午 10:18

      能啊。昨天试用。把NBA赛程导入 结果今天收到十几条提醒。。赶忙退了提醒

  30. 2009 年 1 月 15 日 上午 10:03

    我用Gmail的Tasks,因为我的都是零零碎碎的琐事。

  31. Crazer
    2009 年 1 月 15 日 上午 10:17

    奇怪 GR怎么抓了两次

  32. aw
    2009 年 1 月 15 日 上午 11:26

    我觉得你可以考虑录制视频教程,恩“~

  33. 2009 年 1 月 15 日 下午 12:34

    看帮助上说google日历的短信提醒只限联通的号码。

  34. dd
    2009 年 1 月 15 日 下午 1:34

    关于GTD,现在发现用ONE NOTE最方便。
    每天建一个page,待办事情往上面一列。

  35. 2009 年 1 月 15 日 下午 5:07

    我想是因为google的很多产品是通用的,一个邮箱可以同时解决很多事,有什么理由拒绝呢?G 太恐怖了!

  36. 2009 年 1 月 15 日 下午 10:08

    没用过,感觉很不错的,以后有时间再试试~~

  37. 2009 年 1 月 15 日 下午 11:59

    我现在也蛮喜欢使用Google日历,上板第一件事情就是看一下日历,知道今天什么事情最重要,而且它还可以手机提醒。。。。

  38. 阿水
    2009 年 1 月 16 日 上午 5:07

    这几天我都收不到日程提醒了
    天气预报还正常
    不知道是什么原因

  39. Steve
    2009 年 1 月 16 日 上午 6:22

    我是看了cnbeta的报道才转来这里的。我用的iPhone,NemusSync可以和Google Calendar同步,可是让我抓狂的是,无论有没有在iPhone Calendar里设置提醒,同步到Google Calendar之后都是无提醒。

  40. kooyii
    2009 年 1 月 17 日 上午 6:12

    可以把Macbook里面的ical,跟Google calendar,iphone里的calendar, Mobile Me 4个结合在一起,随便哪个更新,其余的都会同步更新

  41. Ebo
    2009 年 1 月 17 日 下午 10:49

    最重要的是能跟手机同步,我一直用Outlook,以后尝试一下G日历

  42. kk
    2009 年 1 月 19 日 下午 10:38


    大哥能不呢传GcalSync 1.10给我
    我快给1.30版逼疯了。。。
    一堆东西要点

  43. 2009 年 1 月 20 日 上午 12:33

    请问这个日历的https怎么弄得?
    Gmail的话设置里有,但日历我找不到。
    我一般都习惯将待办事项等记载N73上,平时在学校里时这样觉得很方便。
    看了你这篇文章后倒是有兴趣尝试一下Google的这项服务。

  44. 2009 年 1 月 20 日 上午 12:40

    这个短信提醒运营商是不是收费的啊?

    接收 SMS 提醒是免费的吗?
    您的移动服务提供商可能会向您收取 SMS 信息服务费。有关费率问题,请与您的运营商联系以了解更多信息。”

  45. 2009 年 1 月 20 日 下午 6:11

    这是我每天都用的东西,相当的实用啊!!最喜欢的是它的提前弹出功能。移动好像是不行的。

  46. 2009 年 1 月 20 日 下午 10:17

    今天晚上学到了不少,会坚持使用的。

  47. 2009 年 1 月 21 日 下午 3:18

    我的手机 诺基亚的 1110 用能用哪个

    • adiemusy
      2009 年 1 月 22 日 下午 8:08

      我的手机也是 诺基亚的 1110 ,用日历已经很长很长时间了

  48. 中国足球雄起
    2009 年 1 月 23 日 下午 11:04

    谷歌的技术是不用怀疑了 不过一些东西 用起来不太习惯 不知道是 谷歌技术不符合中国口味 还是我们不习惯接受新事物..现在看事物也中性了…

  49. 2009 年 1 月 24 日 上午 10:52

    貌似现在进GMail直接就是https方式了。

  50. 2009 年 1 月 28 日 下午 11:51

    我也用google calendar来规划工作,可是不知道google calendar可以用成这样

  51. 2009 年 2 月 4 日 下午 3:22

    怎么在Google Reader里面突然出现了这篇文章…闹鬼了

  52. 2009 年 2 月 4 日 下午 11:05

    我都是用桌面软件加上GC的同步进行的
    桌面的主要在没有网路的时候,不经常上GC,所以就用软件同步

  53. 茕雪
    2009 年 2 月 5 日 上午 12:08

    怎么在Google Reader里面突然出现了这篇文章…闹鬼了

    +1

  54. hellosophie
    2009 年 2 月 5 日 上午 11:02

    还是没看太懂 因为我从来没用过 GOOGLE日历
    大都是用纸记载下来了

  55. hellosophie
    2009 年 2 月 5 日 上午 11:17

    现在开始使用了 嘿嘿

  56. 2009 年 2 月 7 日 上午 9:10

    我有一个很大的问题。
    我用google日历来管理我的外贸事项,例如订单号。我供我来记忆的订单号格式是“1658”或者“081658”或者“SO081658”都可以,但是我在日历里添加诸如“付款1658”的字样,它会自动给我变成“下午4:58付款”。这太让人头疼了,我在设置里也没有找到关闭自动转化的选项。而且,很诡异的是,我首次使用的时候(也就是前一天)我成功按我的意愿来添加了“发货1556”的字样。

    我没找到我的日历的地址,那个rss地址很长很长不太像。我使用的google帐号是zmgzjw@gmail.com

    如果能够解决这样的问题的话,google日历真的是一个很好用的服务。

    各位有没有什么解决的方法?

    • 2009 年 2 月 7 日 下午 1:18

      你可以在修改详情里添加。使用快捷添加的话数字会被转换成时间。

  57. jackieyi
    2009 年 2 月 7 日 上午 11:32

    以前一直以为他就是个普通的日历 原来google calender 还有这么多内容

  58. 玉溪烟
    2009 年 2 月 10 日 上午 12:07

    Jason Ng ,谢谢

    好的博客就像好的朋友,让你受益匪浅,最近几天狂读你的博客,学会好多东西

  59. 2009 年 2 月 17 日 下午 10:56

    早就用了。这是我用过最实在的互联网应用了。

  60. 2009 年 2 月 23 日 下午 9:06

    如果能够解决这样的问题的话,google日历真的是一个很好用的服务。

  61. 2009 年 3 月 4 日 下午 10:28

    刚换了nokia手机,记得Ng写过关于塞班同步Google calendar的方法,就特Google了一下。

  62. 静言
    2009 年 3 月 19 日 上午 11:30

    学习受教了,刚好开始用gmail,一并体验一下。

  63. 2009 年 3 月 22 日 上午 9:10

    谢谢介绍

  64. 2009 年 3 月 31 日 上午 10:46

    功能很强大,操作起来,大部分还是比较方便的

  65. 2009 年 4 月 12 日 下午 10:36

    哈哈。。。受教。。。。万分感谢你的文章。。。我现在就去同步去。。。嘿。。

  66. Shane
    2009 年 4 月 14 日 上午 11:13

    请问日历的https加密访问怎么设置啊?我没找到呢!

    还有就是..那个每日日程貌似只能用EMAIL的形式发送哦…SMS不能选..

    谢谢 :)

  67. TC
    2009 年 4 月 27 日 下午 1:46

    我也使用G的日曆,你的網誌教了我很多東西哦,我RSS你的網誌了(by G-Readar)

  68. flyhero
    2009 年 5 月 8 日 上午 10:00

    Remember the Milk怎么取消,谢谢。每天都是短信,太烦了。

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